Bij aanbestedingen die onderhands vergeven worden speelt Past Performance een grote rol in de selectieprocedure. De prestaties van jouw bedrijf bepalen of je wel of niet in aanmerking komt voor een opdracht. Wil je weten hoe jouw Performance wordt beoordeeld en hoe je prestaties uit het verleden worden gebruikt? Lees verder!
Wat is Past Performance?
Past Performance is een beoordelingssystematiek om opdrachtnemers te beoordelen op de samenwerking en de uitvoering van een project. Tijdens een (bouw)project wordt in meerdere fases toegewerkt naar de eindbeoordeling van de opdrachtnemer, die vervolgens terecht komt in een gesloten database. Deze database is alleen in te zien door opdrachtgevers, denk hierbij aan gedecentraliseerde overheden als gemeenten, provincies en waterschappen.
Deze opdrachtgevers gebruiken bij de Past Performance bij het vergeven van onderhandse aanbestedingen en aanbestedingen uit de hand. Opdrachtnemers met een hogere (gemiddelde) eindbeoordeling staan logischerwijs hoger op de lijst van potentiële kanshebbers voor een project.
Hoe ziet Past Performance er in de praktijk uit?
Al in de beginfase van het project wordt aangegeven dat er in het project gewerkt wordt volgens de Past Performance-systematiek. Dit wordt opgenomen in het contract en besproken bij de aanvang van het project. Tijdens de uitvoering wordt er toegewerkt naar een eindbeoordeling. Om deze zo objectief en representatief mogelijk te houden is er ook een tussenbeoordeling.
De tussenbeoordeling heeft een tweeledig doel. Aan de ene kant is het natuurlijk zo dat de tussenbeoordeling gebruikt kan worden om de voortgang van de samenwerking te bespreken: Wordt er voldaan aan de verwachtingen? Eventuele problemen of obstakels kunnen besproken worden en leiden tot bijsturing. Aan de andere kant is de tussenbeoordeling er ook vooral om te voorkomen dat de eindbeoordeling als een verrassing komt.
In de definitieve vaststelling van de beoordeling worden naast de beoordeling de volgende zaken opgenomen: de door de opdrachtnemer over de beoordeling gemaakte opmerkingen, de inhoud van het gesprek dat over de bedoeling is gevoerd en alles wat nadien nog over en weer is gezonden naar aanleiding van deze procedure.
Is een negatieve beoordeling fataal bij toekomstige beoordelingen?
Nee. Hoewel opdrachtgevers de mogelijkheid hebben om ondernemers uit te sluiten, betekent dit niet dat een negatieve beoordeling leidt tot uitsluiting. Er gelden strikte regels voor uitsluiting die uitsluitingsgronden genoemd worden. Een aanbesteder kan een ondernemer die bij de uitvoering van een eerdere opdracht is tekortgeschoten van deelname aan een aanbestedingsprocedure uitsluiten in de volgende situatie:
- Het gaat om ‘aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen’.
- De tekortkoming betreft een overheidsopdracht, concessieopdracht of een speciale-sectoropdracht. Opdrachten in de private sector tellen dus niet mee.
- De tekortkoming moet betrekking hebben op een ‘wezenlijk voorschrift’, zoals schending van de leveringstermijn.
- De tekortkoming moet hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van de opdracht, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties.
Bij toepassing van de uitsluitingsgrond is er een belangrijke rol weggelegd voor het proportionaliteitsbeginsel. Uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure is een zware sanctie en dient in verhouding te staan tot de verweten tekortkoming.
De opdrachtgever is bovendien verplicht om potentiële opdrachtnemers ruimte te bieden om te bewijzen, dat er maatregelen zijn genomen om betrouwbaarheid aan te tonen. Als het bewijs als voldoende wordt geacht is geen reden meer om een opdrachtnemer uit te sluiten.
Wil je meer weten over het winnen van aanbestedingen?
Onze tenderstrategen staan voor je klaar en kunnen je helpen om het beste uit jezelf naar boven te halen en dat op een winnende manier te presenteren. Neem contact met ons op, of lees er meer over op onze website.
