Ik neem me voor om in deze tekst niet meer dan 500 woorden te gebruiken. Is dat kort? Is dat bondig? Ik leg mezelf in ieder geval een beperking op en voorkom dat ik te veel ga babbelen. Ik zal het straks na moeten tellen, maar de gemiddelde zinslengte is 15 woorden. Dan is een tekst voor de meeste Nederlanders te begrijpen.
Verspilling van tijd
Waarom kort en bondig schrijven? Los van de heldere boodschap die je beter kunt overbrengen in een korte en bondige tekst, moet je de tijd van de lezer niet willen verspillen. Zeker niet bij een aanbesteding. Wij hebben net een tweede ronde van een aanbesteding afgerond met een EMVI-plan van ongeveer 60 pagina’s. Dat is veel leeswerk voor de beoordelaars aan de andere kant van de tafel. Zeker als er meerdere inschrijvers zijn. Al het overbodige is een verspilling van tijd.
Vechten om ruimte
Voor EMVI-plannen is er nog een reden om het kort te houden: ruimte. Bij de meeste inschrijvingen is het vechten om ruimte. Schaarste aan ruimte vraagt om korte trefzekere zinnen ontdaan van alle franje.
De opdracht is helder, maar hoe doe je dat, kort en bondig schrijven? Dit zijn de 9 gouden tips.
Tip 1. Aanbesteders stellen meestal concrete vragen. Geef daar antwoord op. In de juiste volgorde. Hoe verleidelijk ook om uit te weiden over de sterke punten van jouw organisatie, doe het niet als er niet naar wordt gevraagd. Je verdient er geen punten mee.
Tip 2. Formuleer van tevoren wat je wilt opschrijven. Bedenk hoeveel woorden je per onderwerp wilt gebruiken en houd je daaraan.
Tip 3. Begin direct met je wat je wilt vertellen. Om warm te draaien kun je ook een aanloop nemen, maar die moet je schrappen zodra je bij de essentie bent aanbeland.
Tip 4. Gebruik geen voorzetselconstructies als ‘ten behoeve van’ of ‘met betrekking tot’. Die nemen niet alleen ruimte in, maar doen ook ambtelijk aan. Gebruik zonder nadenken ‘voor’ en ‘over’.
Tip 5. Hoe minder vaak je ‘en’, ‘die’, ‘dat’ gebruikt, hoe korter en bondiger je gaat schrijven. Daarmee dring je het aantal bijzinnen automatisch terug.
Tip 6. Waar kan ik een punt zetten? De bedenker van de leesbaarheidstest Fleisch vond de punt het belangrijkste leesteken. Een punt betekent rust en tijd om de zin te overzien. Vaak is een punt beter dan een komma!
Tip 7. Gebruik geen hulpwerkwoorden. Zullen, kunnen, mogen en willen maken een tekst lang. Bovendien is een aanbestedende partij niet geïnteresseerd in wat je ‘zou kunnen gaan’ doen maar veel eerder in wat je gaat doen of doet.
Tip 8. Vermijd herhalingen. Schrijvers hebben de neiging om dezelfde informatie met andere woorden te herhalen om de boodschap kracht bij te zetten. Eén keer zeggen is genoeg.
Tip 9. Gebruik opsommingen. Dat scheelt tussenzinnen en signaalwoorden die het verband tussen de ene en de andere zin verduidelijken.
Eindstand: 466 woorden! Het is gelukt. Met bovenstaande tips lukt het jou straks ook.
