Rijkswaterstaat zocht een communicatiebureau dat communicatieadvies en -uitvoering biedt met een hoge kwaliteit en ruime capaciteit. Future Communications, het grootste communicatiebureau van Nederland met 60+ communicatieprofessionals, zocht de samenwerking met ons bij deze inschrijving. Wij hielpen met tenderstrategie, tendervormgeving en coaching-on-the-job van enkele EMVI-schrijvers van Future Communications.
Een MUST-WIN
Gelijk de eerste meeting is het menens. Dat voel je aan alles. Als ik binnenkom zitten 6 mensen gespannen samen aan tafel. ‘Hoe pakken we deze tender aan? En hoe gaan we zeker weten zorgen dat we deze gaan winnen?’ Met een goede bak koffie pakken we het tenderproces van de cursus erbij, want precies deze groep heeft slechts 2 maanden geleden onze cursus EMVI-plan schrijven gevolgd. Nu gaan we het alleen écht doen. En dat is een beetje spannend.
Verantwoordelijk voor het winnen van de tender
Bij de Tender Start-Up spreken we een tenderplanning af en een rolverdeling voor tijdens de tender. Na discussie over de benodigde inzet gaan we door en plannen alle brainstorms, pitch, calculatiesessies en reviewoverleggen in. Ik neem de rol van tenderstrateeg op me, wat betekent dat ik verantwoordelijk ben voor het winnen van de tender. Een goede challenge dus. Ik doe dus alles wat ik denk dat nodig is om te doen voor de winst, of juist te laten. De functieomschrijving is weer lekker SMART zullen we maar zeggen.
Calculatie
Zoals vaker bij grote aanbestedende diensten, bevat de beoordelingssystematiek een flinke rekensom. We nemen de tijd om deze te doorgronden, en alle mogelijke scenario’s te modelleren. Dit geeft lucht, want we zien kansen om ook echt wat te gaan verdienen in dit contract. We draaien aan de knoppen van groeifactoren, indexatie, inkoop en marges. Na vier intensieve sessies, met 30 telefoontjes per meeting tussendoor, zijn we er uit en geven we er een klap op.
Vormgeving
Ik merk op dat tijdens het gehele tendertraject de vormgeving achter blijft op de inhoud, terwijl de tijd begint te dringen. Na wat aandringen halen we een tendervormgever van ons erbij, want Future Communication mensen blijken echte waarmakers. Collega en tendervormgever Piet springt bij en maakt in no-time een vet design voor het binnenwerk. ‘Kijk dit is het grootste communicatiebureau van Nederland waardig’ denk ik bij het zien ervan. Door de tijdsdruk wordt de laatste dagen aan de tender gewerkt door de schrijvers, 2 vormgevers, 2 reviewers (waaronder ik) en het bedrijfsbureau. Ondanks alles leveren we de complete inschrijving een dag eerder in dan de deadline. Dat voelt lekker.
De perfecte lunch
Tussen de eerste brainstorms, waar we vaak wel een dagdeel voor uittrekken, wordt al snel duidelijk dat Future Communication goed aan hun mensen denkt. De lunches zo verschrikkelijk lekker dat mijn vrouw, een verfijnd gezond-en-terug-naar-de-natuur-eter, een paar jaloerse ogen werpt op de foto in ons Whatsapp-gesprek. Ook staan er verse fruitwaters klaar in de gang. En de tendertopper van Future blijft highfives uitdelen bij elk topidee. Had ik al gezegd hoe vervelend het hier werken is?
