Smart, smarter, smartest
Het klinkt slim om SMART te schrijven, maar wat houdt het precies in? De eerste keer dat ik een aanbesteding schreef, jaren terug, wist ik het niet precies. Ik blufte met zinnen als: ‘Een SMART antwoord op deze vraag is …’. En met succes. De opdracht werd binnengehaald en ik kon mezelf presenteren als een gevierd tenderschrijver. Maar wat SMART was, dat moest ik nog ontdekken.
Overtuig je opdrachtgever
SMART is een acroniem voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. In aanbestedingen gaat het om doelen behalen en de opdrachtgever ervan te overtuigen dat jij die doelen voor hem gaat behalen. Hoe je dat doet, moet je specifiek beschrijven. Je inspanningen moeten meetbaar zijn, passen bij je opdrachtgever en uitvoerbaar zijn binnen de tijd die ervoor staat. Uiteindelijk gaat het erom dat jouw plan van aanpak duidelijk, concreet, ondubbelzinnig en controleerbaar is.
Specifiek
Kies een insteek voor nieuwsberichten: wie, waar, wat, wanneer en waarom? Wees concreet. Zeg niet: wij doen alles, maar zeg wat je doet. Gebruik niet de lijdende werkwoordsvorm maar de actieve omdat je meteen duidelijk maakt wie het doet. ‘De koffie wordt geserveerd’, ja, door wie? Dus ‘Onze managers serveren de koffie’.
Meetbaar
Maak alle beloftes in je EMVI-plan meetbaar. Noem aantallen, percentages, data en waarden. Meetbaarheid maak je zichtbaar door het doel af te zetten tegen bestaande procedures, kwaliteitseisen, normen, handleidingen of systemen. Hoe je eraan voldoet en hoe je gaat plussen. Dus ‘de koffie die we blenden bestaat voor 80% uit angola-koffie’
Acceptabel
Is een oplossing voor jezelf haalbaar en is er bij de opdrachtgever voldoende draagvlak voor? Zorg dat jouw oplossingen in de smaak vallen bij de opdrachtgever. Dat kun je ook afleiden uit de algemene doelstellingen van de opdrachtgever over bijvoorbeeld milieu, mobiliteit, maatschappij. Die staan vaak in het eerste hoofdstuk van een leidraad voor aanbesteden beschreven. Kijk anders op de website van de opdrachtgever. Daar vind je wat hij belangrijk vindt. ‘Wij serveren fairtrade-koffie’
Realistisch
Het heeft geen zin om loze beloftes te doen. Een opdrachtgever zit niet te wachten op plannen waarvan hij van tevoren weet dat ze niet haalbaar zijn. De beste manier om je opdrachtgever te laten zien dat jouw plan gaat werken, is bewijs te leveren. Gebruik referenties. Een uitdagend doel is motiverend, een onbereikbaar doel is niet motiverend en heeft geen goede kans op succes. ‘U betaalt een vaste prijs, ongeacht de hoeveelheid koffie er wordt afgenomen’
Tijdsgebonden
Vermijd tijdsaanduidingen zoals binnenkort, zo snel mogelijk en de komende tijd. Noem altijd een tijdstip, de duur of een periode met begin- en eindtijd. ‘De baristaservice duurt van 19.00 tot 22.00 uur’
